「自宅のパソコンでExcelを使いたいけれど、Microsoft Officeを買うほどではない」
「WordやExcelをたまに使うだけなので、できれば無料で済ませたい」
そんな場合は、Microsoftが提供している無料のWeb版Microsoft 365を試してみるとよいでしょう。
Microsoftアカウントがあれば、ブラウザー上でWord・Excel・PowerPointを無料で利用できます。パソコンへOfficeをインストールする必要もありません。
ただし、無料Web版と有料のデスクトップ版はまったく同じではありません。
特にExcelのVBAマクロなど、無料Web版では使えない機能があります。
先に結論をまとめると、
- 簡単なWord文書を作る
- Excelで簡単な表や計算をする
- PowerPointで簡単な資料を作る
- Officeファイルを確認・修正する
といった用途なら、無料Web版で十分な可能性があります。
一方、
- ExcelのVBA・マクロを使う
- Officeを仕事で毎日使う
- 複雑なファイルを扱う
- インターネットがない場所でも使いたい
- デスクトップ版固有の機能が必要
という人は、Microsoft 365 Personalなどの有料版を検討したほうがよいでしょう。
この記事では、無料Web版でどこまでできるのか、自分には無料版と有料版のどちらが向いているのかを分かりやすく解説します。
- Microsoft OfficeはWeb版なら無料で使える
- 無料Web版と有料デスクトップ版の違い
- 無料Web版で十分な人
- 有料版を検討したほうがよい人
- Microsoft 365 Personalはこんな人に向いている
- サブスクが嫌ならOffice Home 2024という選択肢もある
- Web版Microsoft 365のメリット
- 無料Web版のデメリット
- 無料Web版Microsoft 365の使い方
- パソコンに保存してあるExcelやWordファイルを開く方法
- 約85MBのExcelファイルを実際に開いてみた
- 無料版とMicrosoft 365 Personal、結局どちらを選ぶ？
- よくある質問
- まとめ｜まず無料Web版を試し、不足したら有料版を検討しよう
Microsoft OfficeはWeb版なら無料で使える
Microsoftは、Word・Excel・PowerPointなどのWeb版を無料で提供しています。
以前は「Office Online」「Office for the web」などと呼ばれることもありましたが、現在はMicrosoft 365 for the web、Web用Microsoft 365アプリなどとして案内されています。
無料で利用するために必要なのは、基本的に次の2つです。
- Microsoftアカウント
- インターネットに接続できる環境
MicrosoftアカウントでMicrosoft 365へサインインすれば、WebブラウザーからWord・Excel・PowerPointを利用できます。
無料ユーザーにはOneDriveのクラウドストレージも用意されています。
そのため、
「年に数回しかExcelを使わない」
「家のパソコンでWordファイルを少し修正したい」
という程度なら、有料Officeを購入する前に無料Web版を試してみる価値があります。
無料Web版と有料デスクトップ版の違い
「無料でOfficeが使えるなら、有料版はいらないのでは？」
と思うかもしれません。
しかし、無料Web版には機能制限があります。
大まかな違いを整理すると次のようになります。
| 項目 | 無料Web版 | Microsoft 365 Personalなどのデスクトップ版 |
|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 有料 |
| Word | ○ | ○ |
| Excel | ○ | ○ |
| PowerPoint | ○ | ○ |
| インストール | 不要 | 必要 |
| Webブラウザー | 使用 | 使用しなくても利用可能 |
| オフライン作業 | 基本的に不可 | ○ |
| OneDrive | 利用可能 | 利用可能 |
| Excel VBAマクロ | 実行・作成・編集不可 | ○ |
| 高度な機能 | 一部制限 | より多く利用可能 |
「無料だから機能が少なくて使い物にならない」というわけではありません。
逆に、簡単な作業しかしない人が、必ず有料版を購入する必要もありません。
重要なのは、
自分が使いたい機能を無料Web版で利用できるか
です。
無料Web版についてはMicrosoft公式でも確認できます
無料Web版で十分な人
次のような用途なら、まず無料Web版を試してみることをおすすめします。
Wordをたまに使う人
簡単な文章を作ったり、送られてきたWordファイルを確認・修正したりする程度なら、無料Web版で足りる可能性があります。
たとえば、
- 自治会の文書
- 学校へ提出する書類
- 簡単な案内文
- 個人的な資料
などです。
Excelで簡単な表や計算をする人
家計表や名簿、簡単な集計表などであれば、Web版Excelでも対応できます。
Excelを年に数回しか使わないのであれば、まず無料版で困ることがあるか確認してから有料版を考えても遅くありません。
Officeが入っていないパソコンでファイルを開きたい人
新しく購入したパソコンにOfficeが入っていなくても、ブラウザーとMicrosoftアカウントがあれば利用できます。
「Excelファイルを確認したいだけなのにOfficeを購入するのはもったいない」
というときにも便利です。
複数人で同じファイルを編集したい人
OneDriveへファイルを保存して共有すれば、複数人で同じファイルを共同編集できます。
Excelファイルをメールへ添付して何度も送り直すより、最新版を管理しやすくなる場合があります。
有料版を検討したほうがよい人
一方、次のような人はMicrosoft 365 Personalなどの有料版を検討する価値があります。
ExcelのVBA・マクロを使う人
仕事でExcelを使っている人にとって、特に重要なのがVBAマクロです。
Web版Excelでは、VBAマクロを作成・実行・編集できません。
マクロを含むExcelファイル自体を開くことはできますが、マクロを実行したい場合はデスクトップ版Excelが必要になります。
会社で、
- 集計を自動化している
- ボタンを押して処理している
- VBAで帳票を作っている
といったExcelファイルを使っている人は注意してください。
「VBAって何？」という人はこちら
Microsoft公式：Excel for the webでVBAマクロを操作する
Officeを仕事で毎日使う人
1日数時間WordやExcelを使うのであれば、無料かどうかだけで選ばないほうがよいでしょう。
機能制限やインターネット環境を気にしながら仕事をするより、デスクトップ版を利用したほうが効率的な場合があります。
特に仕事では、
「無料で済ませられるか」より「作業時間を減らせるか」
で考えることをおすすめします。
オフラインでもOfficeを使いたい人
Web版はインターネット環境の影響を受けます。
出張先などネット環境が不安定な場所でも安定して作業したい人には、デスクトップ版のほうが向いています。
OneDriveを大容量で使いたい人
無料アカウントで利用できるOneDriveの容量は限られています。
Microsoft 365 Personalには1TBのOneDriveストレージが含まれているため、Officeファイルだけでなく写真や各種データをクラウドへ保存したい人にも向いています。
Microsoft 365 Personalはこんな人に向いている
無料Web版を使ってみて、
「やっぱりデスクトップ版Excelが必要だった」
「マクロを使いたい」
「Officeを仕事でも自宅でも頻繁に使う」
と感じた場合は、Microsoft 365 Personalが選択肢になります。
Microsoft 365 Personalでは、Word・Excel・PowerPointなどのデスクトップアプリを利用できるほか、1TBのOneDriveストレージも含まれます。
また、複数のPC・Mac・スマートフォン・タブレットで利用でき、最大5台のデバイスへ同時にサインインできます。
ただし、簡単なWord・Excel作業しか行わない人なら、無理に契約する必要はありません。
まず無料Web版を使い、不足する機能が分かってから有料版へ移行する
という順番がおすすめです。
Microsoft 365 Personalの現在価格を確認する
Officeを日常的に使う人や、Excelのマクロ・デスクトップ版が必要な人は、Microsoft 365 Personalの価格を確認してみてください。
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サブスクが嫌ならOffice Home 2024という選択肢もある
「デスクトップ版は必要だけれど、毎年料金を払うサブスクリプションは避けたい」
という人もいるでしょう。
その場合は、買い切り型のOffice Home 2024という選択肢もあります。
Microsoft 365と買い切り版では料金体系や利用できる機能が違うため、
- サブスクでも常に新しい機能を使いたい
- OneDriveの大容量ストレージも欲しい
ならMicrosoft 365、
- Word・Excel・PowerPointを中心に使う
- サブスク料金を払い続けたくない
なら買い切り版、
という考え方ができます。
買い切り版を検討している人はこちら
Web版Microsoft 365のメリット
ここからは無料Web版を実際に使うメリットを詳しく見ていきます。
Word・Excel・PowerPointを無料で使える
最大のメリットは無料で利用できることです。
Officeを毎日使うわけではない人なら、かなり大きなメリットでしょう。
特に、
「Excelファイルを少し修正したいだけ」
という目的のために、有料版を購入しなくて済む可能性があります。
パソコンへのインストールが不要
Webブラウザーで動くため、Officeをインストールする必要がありません。
Microsoftアカウントでサインインすれば利用できます。
新しいパソコンを購入したときにも便利です。
Windows以外でも利用できる
Webサービスなので、WindowsだけでなくMacなどからも利用できます。
利用するときは、Microsoft EdgeやGoogle Chrome、Safariなど、Microsoftがサポートしている最新ブラウザーを使用しておくことをおすすめします。
ファイルを複数人で共同編集できる
OneDriveに保存したファイルを共有すれば、他の人と同じ文書を編集できます。
たとえば複数人でExcel表を更新する場合、
「誰が持っているExcelが最新版なのか分からない」
という問題を減らせます。
OneDriveと連携できる
作成したファイルをOneDriveへ保存できます。
自宅のパソコンで作成したファイルを、別の端末から開きたいときにも便利です。
無料Web版のデメリット
もちろん、無料版にも注意点があります。
デスクトップ版より機能が制限される
無料Web版とデスクトップ版は同じOfficeでも、すべての機能が同じではありません。
簡単な文書や表なら問題なくても、高度な作業になるほど違いが出てきます。
そのため、仕事で使用する場合は、普段使っているファイルを実際に開いて問題なく作業できるか確認することをおすすめします。
VBAマクロは実行できない
先ほど説明したとおり、Web版ExcelではVBAマクロを作成・実行・編集できません。
「会社のExcelにボタンが付いていて、それを押して処理する」
ようなファイルでは特に注意してください。
インターネット環境の影響を受ける
Web版なので、ネット回線の状態によって使い勝手が変わります。
接続が不安定な場所で長時間作業する場合には、デスクトップ版のほうが使いやすいでしょう。
OneDriveを使ったファイル管理に慣れが必要
パソコン内のフォルダーだけでファイルを管理してきた人は、最初はOneDriveに戸惑うかもしれません。
ただし、一度慣れれば複数端末からアクセスしたり、他の人と共有したりしやすくなります。
無料Web版Microsoft 365の使い方
利用方法は難しくありません。
基本的な流れは次のとおりです。
- Microsoft 365のWebサイトへアクセスする
- Microsoftアカウントでサインインする
- Word・Excel・PowerPointから使いたいアプリを選ぶ
- 新規ファイルを作成する、または既存ファイルを開く
Microsoftアカウントを持っていない場合は、新しく作成できます。
Microsoftの画面はアップデートによって変更される場合があります。
画像と多少違っていても、Word・Excel・PowerPointなど目的のアプリを探せば問題ありません。
ログインするとCopilotが開くので、ExcelやWordなどをクリックします。
アプリの画面に遷移します。
パソコンに保存してあるExcelやWordファイルを開く方法
すでにパソコンに保存しているファイルもWeb版で利用できます。
分かりやすい方法はOneDriveへアップロードすることです。
ファイルを開く手順
- Microsoft 365へサインインする
- OneDriveを開く
- ExcelやWordファイルをアップロードする
- アップロードしたファイルを選択する
- Web版ExcelやWordで開く
最初の画面からファイルをアップロードすることができます。
たとえばメールで受け取ったExcelファイルを自宅のパソコンで編集したい場合も、OneDriveへアップロードしてWeb版Excelから開くことができます。
約85MBのExcelファイルを実際に開いてみた
「Web版だと、大きなExcelファイルは開けないのでは？」
と気になる人もいるでしょう。
以前、筆者が約85MBのExcelファイルを作成し、OneDriveへアップロードしてWeb版Excelで開く検証を行いました。
筆者の環境では、約85MBのファイルを開くことができました。
ただし、
「85MB以下なら必ず問題なく使える」という意味ではありません。
Excelファイルの動作は、ファイルサイズだけでなく、
- 使用している機能
- 数式の数
- データ量
- ブックの構造
- ブラウザー
- インターネット環境
などによって変わる可能性があります。
特に仕事で大きなExcelファイルを扱う場合は、自分が実際に使用するファイルをWeb版で開いて確認するのが確実です。
この点は、公式スペックを見るだけでは分からない部分です。
無料版とMicrosoft 365 Personal、結局どちらを選ぶ？
迷ったら、次の基準で判断してみてください。
| 使い方 | おすすめ |
|---|---|
| たまに簡単なExcel・Word | 無料Web版 |
| VBA・マクロを使う | Microsoft 365 Personal |
| 毎日仕事で使う | Microsoft 365 Personal |
| サブスクを避けたい | Office Home 2024 |
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Microsoft 365 Personalが自分の用途に合いそうなら、購入前に現在の価格や販売条件を確認してください。
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よくある質問
Microsoft Officeは本当に無料で使えますか？
Word・Excel・PowerPointのWeb版は、Microsoftアカウントでサインインすれば無料で利用できます。
ただし、デスクトップ版と比べると一部の機能に制限があります。
無料版Excelでも普通のExcelファイルを開けますか？
OneDriveへアップロードするなどして、ExcelファイルをWeb版Excelで開くことができます。
ただし、ファイルで使用している機能によっては、デスクトップ版と同じように動作しない場合があります。
重要な業務ファイルは事前に動作確認してください。
無料版Excelでマクロは使えますか？
VBAマクロの作成・実行・編集はできません。
マクロを使う場合は、デスクトップ版Excelを利用できる環境が必要です。
Officeを年に数回しか使いません。有料版は必要ですか？
簡単な文書や表の作成程度なら、まず無料Web版を試してみることをおすすめします。
必要な機能が足りなかった場合に有料版を検討すれば、無駄な出費を避けられます。
Microsoft 365とOffice Home 2024はどちらがよいですか？
Microsoft 365はサブスクリプション型で、OneDriveの大容量ストレージや複数端末利用などを重視する人に向いています。
一方、毎年料金を支払いたくない場合は、買い切り型のOffice Home 2024も選択肢です。
自分が必要とする機能と利用期間を考えて選びましょう。
まとめ｜まず無料Web版を試し、不足したら有料版を検討しよう
MicrosoftのWord・Excel・PowerPointは、Web版ならMicrosoftアカウントで無料利用できます。
簡単な文書作成や表計算、Officeファイルの確認程度なら、無料版だけで十分な人もいるでしょう。
一方、
- ExcelのVBA・マクロを使う
- Officeを仕事で毎日使う
- オフラインでも作業する
- 高度な機能を利用する
- 大容量のOneDriveを使いたい
という人は、Microsoft 365 Personalなどのデスクトップ版を利用できるプランを検討する価値があります。
大切なのは、
「有料版のほうが高機能だから買う」ではなく、「自分に必要な機能が無料版では足りないから買う」
という順番で判断することです。
迷ったら、まず無料Web版で普段使っているファイルを開いてみてください。
問題なく作業できるなら、そのまま無料版を使えば十分です。
不足する機能が見つかったら、その時点で有料版を検討すればよいでしょう。
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